In den meisten Branchen ist das papierlose Büro zwar noch keine Realität geworden, aber digitale Dokumente begegnen uns dort trotzdem in vielen Arbeitsprozessen. Mobilgeräte und der Einsatz digitaler Signaturen fördern verstärkt die Umstellung auf vollständig digitale Prozesse. Egal ob in der Kommunikation zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden. Genauso wie im Gesundheitssektor und in vielen Dienstleistungsbereichen wie den Online-Banken oder im Online-Shopping, aber auch bei Bedienungsanleitungen von Produkten begegnen uns zunehmend digitale Dokumente.

Aus der Perspektive von blinden und sehbehinderten Menschen oder auch motorisch eingeschränkten Menschen scheint dies zunächst ein Vorteil gegenüber Dokumenten in Papierform zu sein. Ein Papierformular, das man in der Hand hält, kann man nicht ohne Hilfsmittel vergrößern, sich nicht vorlesen lassen und je nach Umfang der Dokumente kann es auch schwer sein, sich darin von Hand zurechtzufinden oder darin zu blättern.

Ein barrierefreies digitales Dokument bietet dagegen all diese Vorteile für Menschen mit Behinderungen, aber auch für alle anderen Personen ergeben sich Vorteile. Zum Beispiel die leichte Auffindbarkeit von Stellen in digitalen Dokumenten mit den passenden Suchbegriffen oder die Möglichkeit Formulare direkt am PC auszufüllen, wiederzuverwenden und direkt digital zu übermitteln.

Ein nicht barrierefrei gestaltetes Dokument bietet all diese Vorteile nicht. Meist handelt es um eingescannte Dokumente, die ohne Nachbearbeitung z.B. blinden Menschen nicht die Möglichkeit bieten, diese mit einem Hilfsmittel wie einer Sprachausgabe vorlesen zu lassen. Aber auch alle anderen Personen vermissen bei diesen unzugänglichen Dokumenten die Option den Text zu durchsuchen, da es sich in diesem Fall nur um ein gescanntes Bild handelt. Auch mit dem Computer erstellte Dokumente können Barrieren enthalten, wenn sie nicht strukturiert sind oder schlecht gewählte Kontraste das Lesen der Texte erschweren oder für Menschen mit Sehbehinderungen unmöglich machen.

Barrierefreiheit muss bei Dokumenten von Anfang an mitgedacht werden, technisch genauso wie im Design, also u.a. bei der Farb- und Schriftwahl. Werden Dokumente in verschiedenen Formaten angeboten oder in anderen Formaten erstellt und dann weiterverarbeitet, muss die Barrierefreiheit in dem gesamten Prozess berücksichtigt werden.